Fra den 1. juli 2024 er der kommet en lovændring der indebærer, at arbejdsgivere har pligt til at indføre et arbejdstidsregistreringssystem.

Dette med henblik på at sikre overholdelse af regler omkring daglig og ugentlig hviletid samt reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid.

Det er bl.a. disse regler om maksimal ugentlig arbejdstid, som skal overholdes:

• 48-timers reglen: Medarbejderen må ikke arbejde mere en 48 timer om ugen i gennemsnit inden for en hvilken som helst perioden af fire kalendermåneder.
• 11-timers regler: Medarbejderen skal have 11 sammenhængende hviletimer indenfor 24 timer. Medarbejderen må maksimalt arbejde 13 timer i streg.
• Medarbejderen har krav på en ugentlig fridag.

Arbejdstidsregistreringssystemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængelig, så den enkelte medarbejder kan måle den daglige arbejdstid.

Der skal ske en registrering af den daglige arbejdstid, og det er IKKE et krav at der registreres komme- og gåtider eller pauser.

Eksempelvis hvis en medarbejder arbejder hjemmefra om aftenen, skal hjemmearbejdet tælles med i summen af den samlede, daglige arbejdstid, så der behøver ikke at blive foretaget en specifik registrering af, hvornår på døgnet arbejdet har fundet sted.

Hvis en medarbejder går to timer tidligere fra arbejdspladsen og i stedet arbejder to timer samme aften, så vil summen af den daglige arbejdstid være uændret, og det kræver ingen særskilt registrering.

Det vil derfor være muligt, at der alene kun registreres afvigelser i den aftalte arbejdstid, hvis en medarbejders arbejdstid kendes på forhånd og allerede er aftalt. Dette system indebærer færre administrative byrder.

Eksempelvis hvis en medarbejder er ansat til at arbejde 8 timer, og gør dette mandag, men arbejder 10 timer tirsdag, så er det kun de 2 ekstra timer om tirsdagen, der skal registreres.

Hvis medarbejderen går to timer tidligere mandag, og arbejder to timer ekstra om tirsdagen, vil der skulle ske en registrering af de to afvigelser.

Der er metodefrihed i forhold til indretning af arbejdstidsregistreringssystemet. Der er således ikke nogen formkrav til, hvordan systemet skal indrettes, og dette er i sidste ende op til den enkelte arbejdsgiver.

Der vil eksempelvis kunne etableres følgende mulige systemer:

• Tidsregistrering af arbejdstid via en APP
• Fremsendelse af e-mail med opgørelse af arbejdstid (fravigelser)
• Fysiske timesedler (afvigelser fra den aftalte arbejdstid)
• Stempel ur
• Andre elektroniske løsninger

Kravet er, at systemer er objektivt, pålideligt og tilgængeligt.

Arbejdsgiveren skal opbevare oplysningerne i 5 år, og medarbejderen skal kunne tilgå egne oplysninger. Adgangen til oplysningerne kan enten ske ved, at medarbejderen kan tilgå registreringerne direkte via et elektronisk system, men det kan ligeledes være, at arbejdsgiveren udleverer oplysningerne efter anmodning herom.

Der er en ingen regler om, hvor ofte der skal ske en registrering af arbejdstiden, men det anbefales, at der ikke går for lang tid mellem registreringerne.

Der er ingen krav om, at arbejdsgiveren skal kontrollere de tidsregistreringer, som foretages. Men det er arbejdsgiverens pligt at sikre, at arbejdstidsreglerne overholdes. Hvis disse ikke overholdes, skal arbejdsgiver straks gribe ind med henblik på at sikre, at arbejdstidsreglerne overholdes.

Der er ingen sanktioner ved manglende eller forkert tidsregistrering. Medarbejderne kan således ikke rejse krav om godtgørelse alene fordi virksomheden fx ikke har etableret et tidsregistreringssystem. Men Dansk Erhverv vurderer, at mangelfuld tidsregistrering kan komme arbejdsgiveren bevismæssigt til skade enten ved en godtgørelse eller bod for brud på overenskomsten.

”Selvtilrettelæggere” kan undtages for pligten til at tidsregistrere. En medarbejder kan anses som ”selvtilrettelægger”, hvis arbejdstidens længde som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller når medarbejderne selv kan fastsætte arbejdstiden, hvor der er tale om medarbejdere, der kan træffe selvstændige beslutninger eller som har ledelsesmæssige funktioner.

Det kræver en konkret og individuel vurdering, og desværre er der meget lidt retspraksis at tage udgangspunkt i. Men ifølge Dansk Erhverv har EU-kommissionen blandt andet udtalt, at undtagelsen fx kan omfatte:

• visse højtstående ledere, hvis arbejdstid som helhed ikke måles eller fastsættes på forhånd, eftersom de ikke er forpligtet til at være på arbejdspladsen på bestemte tidspunkter, men selvstændigt kan bestemme deres tidsplan,
• visse eksperter,
• erfarne advokater i et ansættelsesforhold, eller
• akademikere, der har betydelig frihed til at bestemme deres arbejdstid.

Vi vil ikke omtale reglerne om ”selvtilrettelæggere” nærmere her, men henvise til en advokat med viden om området, som også kan vejlede om ændringer i ansættelseskontrakten og personalepolitikken.